Obiectele de inventar sunt considerate bunuri care sunt utilizate pe o perioadă de cel mult un an. Acestea sunt contabilizate ca o cheltuială totală imediat după achiziționare și punerea în funcțiune și, de asemenea, nu îndeplinesc condiția de a fi mijloace fixe. Valoarea fiecărui obiect de inventar este mai mică de 2500 lei și poate include mobilier, instrumente și alte bunuri tangibile, iar astfel sunt înregistrate în contabilitate pentru a monitoriza valoarea și starea lor. Orice antreprenor trebuie să știe ce sunt aceste obiecte de inventar pentru o gestionare cât mai eficientă.
1. Identificarea obiectelor de inventar
Aceste bunuri tangibile diferă în funcție de tipul și domeniul organizației, însă, în general, acestea includ bunurile pe care organizația le are și le utilizează frecvent pentru a-și desfășura activitatea. Este absolut necesar să ai cunoștințe despre ce sunt obiectele de inventar.
Iată câteva exemple comune de obiecte de inventar:
Mobilier: Birouri, scaune, mese, dulapuri etc;
Vehicule: Mașini, camioane, vehicule utilitare etc;
Unelte și instrumente: Scule, echipamente de construcție, instrumente de măsurare etc;
Bunuri pentru stoc: Materii prime, produse finite, materiale de ambalare etc;
Bunuri de uz personal: În cazul unor organizații care furnizează astfel de bunuri angajaților se pot întâlni echipamente de protecție, uniforme etc;
Bunuri pentru uzul biroului: Papetărie, consumabile de birou, mobilier de birou, aparate de telefon/fax etc;
Bunuri de artă și decorațiuni: În cazul unor firme care dețin astfel de bunuri, se întâlnesc tablouri, sculpturi, decorațiuni interioare etc.
Ce caracteristici prezintă?
Pentru o gestionare și o contabilitate fără erori, iată câteva dintre trăsăturile principale ale obiectelor de inventar:
Tangibilitate: Obiectele de inventar sunt bunuri fizice, materiale, pe care organizația le poate atinge și utiliza în activitățile sale curente.
Durabilitate: De obicei aceste bunuri au o durată de viață mai lungă și pot fi utilizate pe o perioadă extinsă de timp.
Valoare economică: Acestea reprezintă investiții financiare ale organizației și sunt înregistrate în contabilitate pentru a monitoriza valoarea acestora.
Utilitate: Acestea sunt utilizate de organizație în desfășurarea activităților sale. Acestea au o utilitate practică și sunt esențiale pentru operațiunile organizației.
Identificabilitate: Aceste bunuri tangibile pot fi identificate și evidențiate în registrele contabile ale organizației. Fiecare obiect de inventar poate avea un număr de identificare unic pentru a urmări traseul și starea acestuia în timp.
Posibilitatea de depreciere: Deoarece aceste obiecte de inventar sunt de obicei utilizate pe o perioadă îndelungată, pot suferi deprecieri din cauza uzurii, a exploatării sau a depășirii tehnologiei.
Asigurare: În plus, unele obiecte de inventar valoroase pot fi asigurate pentru a proteja organizația în caz de daune, furt sau pierdere.
2. Administrarea corectă a obiectelor de inventar
În lumea complexă a contabilității, obiectele de inventar joacă un rol important, iar administrarea acestora necesită să se facă într-un mod cât mai eficient. Așadar, trebuie implementat un sistem riguros de înregistrare și monitorizare. Este esențial să se efectueze regulat un inventar meticulos, să se analizeze constant registrul de inventar și să se impună politicile clare privind utilizarea și întreținerea obiectelor. De asemenea, este absolut necesar să se stabilească proceduri clare pentru achiziționarea și înlocuirea obiectelor de inventar.
3. Ce reprezintă registrul obiectelor de inventar?
Obiectele de inventar trebuie să fie înregistrate într-un raport, cunoscut și sub numele de registru, în care apar toate bunurile unei organizații, instituții sau companii. Acesta conține informații detaliate despre fiecare obiect de inventar deținut de entitatea respectivă. Scopul său principal este să ofere o evidență clară și precisă a tuturor activelor și să faciliteze managementul, monitorizarea și controlul acestora.
O gestionare corectă a obiectelor de inventar implică următoarele aspecte:
Din punct de vedere al identificării și înregistrării este necesar ca fiecare obiect de inventar să aibă alocat un cod unic, furnizând o descriere detaliată a acestuia, precum și valoarea achiziției.
Din punct de vedere al monitorizării și actualizării, obiectele de inventar trebuie să fie apară în sistemul de gestiune în cazul în care apar modificări, precum achiziții sau vânzări noi.
Din punctul de vedere al păstrării evidenței fizice este necesar să se realizeze inventarierea periodică a obiectelor de inventar. Acestea vă vor ajuta să verificați dacă există discrepanțe între stocul teoretic și cel real.
Din punct de vedere al valorii este esențial ca informațiile financiare ale obiectelor de inventar să fie precise și relevante.
O gestionare eficientă a obiectelor de inventar poate contribui la reducerea costurilor, la creșterea eficienței operaționale și la îmbunătățirea satisfacției clienților.
4. Monografia contabilă a obiectelor de inventar
Monografia obiectelor de inventar este un document esențial și detaliat care furnizează informații cuprinzătoare despre fiecare obiect dintr-o organizație sau instituție.
Din punct de vedere contabil, acestea se regăsesc în următoarele conturi:
303 – Materiale de natura obiectelor de inventar
323 – Materiale de natura obiectelor de inventar în curs de aprovizionare
Darea în folosință:
603 – Cheltuieli privind materialele de natura obiectelor de inventar
Evidența extra bilanțieră:
8035 – Stocuri de natura obiectelor de inventar date în folosință
În debitul contului 303 “Materiale de natura obiectelor de inventar” se efectuează următoarele înregistrări:
- materialele obiectelor de inventar achiziționate de la terți;
- valoarea de înregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar obținute de la entități afiliate sau legate prin interese de participare;
- valoarea înregistrată a materialelor de natura obiectelor de inventar provenite ca aport în natură de la acționari sau asociați;
- materialele de natura obiectelor de inventar primite de la unități sau subunități.
- valorile înregistrate pentru obiectele de inventar constatate, primite cu titlu gratuit sau rezultate din dezmembrări;
- prețul de înregistrare al produselor reținute pentru a fi utilizate ca materiale de natura obiectelor de inventar în unitatea respectivă;
- diferențele de preț.
În creditul contului 303 “Materiale de natura obiectelor de inventar” se fac următoarele înregistrări:
- valoarea obiectelor de inventar înregistrate pe cheltuieli trebuie;
- prețul înregistrat al materialelor de natura obiectelor de inventar livrate unității sau subunităților;
- materialele de natura obiectelor de inventar trimise pentru prelucrare sau în custodie la terți;
- prețul de înregistrare al materialelor care fac parte din obiectele de inventar donate;
- materialele de natura obiectelor de inventar vândute;
- materialele de natura obiectelor de inventar distruse în urma calamităților.
5. Cum poți evita pierderile financiare?
Asigură-te că monitorizezi constant nivelul obiectelor de inventar și actualizezi informațiile în sistemul de evidență, deoarece aceasta îți va permite să iei decizii informate cu privire la achiziționarea sau eliminarea anumitor obiecte. Recomandat este să știi ce sunt obiectele de inventar și să respecți standardele contabile și reglementările legale în vigoare pentru a evita orice probleme neplăcute.
6. Cum să optimizezi costurile și să maximizezi profitul prin gestionarea adecvată a obiectelor de inventar
Iată câteva sfaturi sigure pentru a atinge cu succes acest obiectiv:
În primul rând, trebuie să realizezi o evaluare a obiectelor de inventar existente pentru a identifica elementele care nu sunt necesare sau sunt sub utilizate. Apoi, trebuie implementat imediat un sistem de urmărire a inventarului pentru a evita orice pierderi sau risipă cauzată de produsele expirate sau deteriorate. De asemenea, angajează personal calificat și asigură-te că beneficiază de instruire adecvată în gestionarea obiectelor de inventar.
7. Se pot amortiza bunurile tangibile?
Obiectele de inventar reprezintă bunuri care nu îndeplinesc anumite condiții pentru a fi mijloace fixe, deoarece fie au valoarea mai mică de 2500lei, fie au o durată de utilizare mai mică de 1 an. Cu alte cuvinte, acestea din urmă nu se amortizează, deoarece acestea intră în categoria stocurilor, nu în categoria mijloacelor fixe.
8. Înregistrarea unor cazuri aparte
Exemple de câteva situații speciale:
- Obiecte de inventar deteriorate sau uzate: Dacă un obiect de inventar suferă daune sau se uzează în timpul utilizării, acesta poate fi înregistrat ca pierdere în valoare. Valoarea scăzută poate fi înregistrată în contabilitate, iar obiectul poate fi scos din evidența activelor.
- Obiecte de inventar donate sau vândute la preț redus: Dacă o organizație donează sau vinde un obiect de inventar la un preț sub valoarea de piață, diferența dintre valoarea de piață și prețul de vânzare poate fi înregistrată ca o cheltuială sau ca o donație în funcție de circumstanțe.
- Obiecte de inventar vândute cu profit: Dacă o organizație vinde un obiect de inventar la un preț mai mare decât valoarea sa contabilă, diferența dintre prețul de vânzare și valoarea contabilă poate fi înregistrată ca profit în contabilitate.
- Obiecte de inventar cu valoare mică: Obiectele de inventar cu valori foarte mici pot fi grupate și înregistrate ca și cheltuieli în loc să fie înregistrate individual ca active.
- Obiecte de inventar primite cu titlu gratuit: Dacă o organizație primește obiecte de inventar cu titlu gratuit, acestea pot fi înregistrate ca venituri sau ca active, în funcție de politica contabilă aplicată.
- Obiecte de inventar sub contract de leasing: Acestea se pot afla sub contract de leasing și pot fi înregistrate diferit în funcție de tipul de leasing (operativ sau financiar) și regulile contabile aplicabile.
9. Ce sunt obiectele de inventar si de ce sunt importante pentru un antreprenor?
Un antreprenor este esențial să aibă în vedere ce obiecte de inventar sunt necesare pentru afacerea sa, iar acest lucru presupune estimarea cantităților necesare, a costurilor asociate și a frecvenței cu care este nevoie să se reînnoiască inventarul.
De asemenea, acesta este nevoit să cunoască cum să evalueze furnizorii de obiecte de inventar pentru a asigura calitatea produselor și a obține cele mai bune prețuri și condiții de livrare. Important ca antreprenorul să înțeleagă modul în care aceste obiecte de inventar sunt înregistrate în contabilitate și să poată interpreta rapoartele financiare referitoare la inventar.
Așadar, o bună gestionare a obiectelor de inventar aduce beneficii semnificative pentru orice afacere. Investește într-o gestionarea corespunzătoare și află ce sunt obiectele de inventar, iar astfel vei reduce costurile și vei îmbunătăți eficiența afacerii tale.
« Înapoi la Dicționar Termeni
