Astăzi, vom discuta despre un subiect crucial pentru antreprenori – diferența dintre cheltuieli deductibile și nedeductibile. În lumea afacerilor, această diferențiere este esențială, deoarece poate influența direct veniturile și situația fiscală a companiei. Haideți să explorăm mai detaliat ce înseamnă fiecare termen și să găsim soluții pentru a gestiona mai eficient aceste cheltuieli.

Ce este de fapt o cheltuială?

Cheltuiala în sine este o valoare financiară a unui consum sau serviciu achiziționat și înregistrat în contabilitate sub formă de unitate monetară. Într-o definiție simplă, cheltuiala poate fi considerată ca fiind investiția făcută pentru desfășurarea activității afacerii.

Cheltuieli deductibile vs cheltuieli nedeductibile

Termenul de cheltuiala deductibilă este legat strict de calculul profitului fiscal, adică acel profit la care se aplică impozitul pe profit. Cu cât un contribuabil are mai multe cheltuieli din categoria celor deductibile, cu atât impozitul pe profit/pe venitul net va fi mai mic. De aici, apare și interesul crescut al antreprenorilor de a deduce cât mai multe cheltuieli. Totuși, conform legii, nu toate cheltuielile pe care un contribuabil le face sunt deductibile de la calculul impozitului pe profit.

O altă utilizare pe scară largă a termenului de deductibilitate este legată de TVA. Auzim des că TVA-ul aferent unei anumite tranzacții poate fi sau nu deductibil, motiv pentru care întreprinzătorii își fac calcule în funcție de acest aspect.

Ce sunt de fapt cheltuielile deductibile?

Conform Codului fiscal (art. 25), principiul de bază prin care putem împărți cheltuielile în deductibile și nedeductibile spune în felul următor: „Sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice”.

Cu alte cuvinte, trebuie să ne raportăm permanent la obiectul de activitate al societății pentru a hotărî deductibilitatea cheltuielilor efectuate de aceasta. Ceea ce reprezintă cheltuială deductibilă pentru o societate poate să nu fie deductibilă pentru alta, iar acesta e un aspect important care trebuie înțeles în profunzime. Un exemplu cât se poate de clar al acestui principiu este cumpărarea unor produse cosmetice de către un salon de coafură versus aceeași achiziție făcută de un service auto.

Care sunt cheltuielile deductibile?

În România, cheltuielile deductibile pot varia în funcție de natura activității desfășurate și de tipul de venituri obținute. O mare parte a cheltuielilor deductibile se regăsesc la articolul 25 din Codul fiscal, însă sintetizat acestea se referă la:

1. Cheltuieli de afaceri: costurile legate de desfășurarea activității comerciale sau profesionale, cum ar fi:

• Chiriile, utilitățile, costurile de întreținere;
• Materialele de birou;
• Costurile de transport;
• Cheltuielile de reclamă și publicitate efectuate în scopul popularizării firmei, produselor sau serviciilor, precum și costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare;
• Cheltuielile pentru marketing, studiul pieței, promovarea pe piețele existente sau noi, participarea la târguri și expoziții, la misiuni de afaceri, editarea de materiale informative proprii;
• Cheltuielile reprezentând dobânzi penalizatoare, penalități și daune‐interese, stabilite în cadrul contractelor încheiate, în derularea activității economice, cu persoane rezidente/nerezidente, pe măsura înregistrării lor;

2. Cheltuieli cu personalul: costurile legate de salarii, contribuții la asigurările sociale și de sănătate pentru angajați.

3. Cheltuieli cu mașinile și transportul:

• Cheltuielile legate de utilizarea mașinii personale pentru scopuri de afaceri, inclusiv combustibilul, întreținerea, asigurarea și deprecierea mașinii pot fi deductibile în anumite condiții;
• Cheltuielile de transport și de cazare în țară și în străinătate și pentru alte persoane fizice, în condițiile în care cheltuielile respective sunt efectuate în legătură cu lucrări executate sau servicii prestate de acestea, în scopul desfășurării activității economice a contribuabilului;

4. Cheltuieli cu echipamentele și materialele: cheltuielile legate de achiziționarea și întreținerea echipamentelor, mașinilor și materialelor necesare pentru activitatea desfășurată.

5. Cheltuieli de formare și educație: cheltuielile legate de cursuri de formare sau educație care sunt legate de domeniul de activitate pot fi deductibile.

6. Cheltuieli cu biroul la domiciliu: dacă lucrezi de acasă, poți să deduci o parte din cheltuielile cu chirie, utilitățile și alte costuri asociate cu spațiul de lucru.

7. Cheltuieli cu impozitele și contribuțiile sociale: impozitele și contribuțiile sociale plătite pentru activitatea desfășurată pot fi deductibile.

Este important să reții că există reguli și limitări specifice pentru fiecare categorie de cheltuieli și că anumite cheltuieli pot fi deductibile numai în anumite circumstanțe sau până la anumite limite. De asemenea, este recomandat să consulți un contabil sau un consultant fiscal pentru a primi asistență în gestionarea corectă a cheltuielilor și a impozitelor în conformitate cu legislația fiscală în vigoare.

Care sunt cheltuielile parțial deductibile?

Tot articolul 25 din Codul Fiscal stipulează că, printre cheltuielile cu deductibilitate limitată, se regăsesc următoarele:

• Cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2%, aplicate asupra profitului contabil, la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cele de protocol;
• Cheltuielile sociale, în limita unei cote de până la 5%, aplicate asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii;
• Cheltuielile cu amortizarea mijloacelor de transport (categoria M 1 max 9 scaune de pasageri) peste suma de 1.500 lei/lună;
• Cheltuielile pentru funcţionarea, întreţinerea şi repararea locuinţelor de serviciu sau a unui sediu aflat în locuinţa proprietate personală a unei persoane fizice, folosită şi în scop personal-deductibile în limita corespunzătoare suprafeţelor puse la dispoziţia societăţii în baza de contract;
• Scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, potrivit legii;
• Pierderile tehnologice cuprinse în norma de consum proprie necesară pentru fabricarea unui produs sau prestarea unui serviciu;
• 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, cu o masă totală maximă autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de nouă scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietatea sau în folosința contribuabilului;
• Cheltuielile cu provizioane/ajustări pentru depreciere și rezerve;
• Cheltuielile cu dobânzile și diferențele de curs valutar;
• Ajutoare de înmormantare, ajutoare pentru bolile grave și incurabile, ajutoare pentru naștere, ajutoare pentru proteze, ajutoare pentru pierderi produse în gospodăriile proprii, ajutorarea copiilor din școli și centre de plasament;

Pe de altă parte, cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care nu sunt considerate esențiale pentru generarea veniturilor afacerii și nu pot fi deduse din venituri pentru a calcula impozitul pe profit.

Potrivit legii, iată care sunt principalele tipuri de cheltuieli nedeductibile:

• Cheltuieli cu impozitul pe profit datorat, inclusiv cele reprezentând diferențe din anii precedenți sau din anul curent, precum și impozitele pe profit sau pe venit plătite în străinătate;
• Cheltuieli cu serviciile de management, consultanță, asistență sau alte servicii prestate de o persoană situată într-un stat cu care România nu are încheiat un instrument juridic în baza căruia să se realizeze schimbul de informații;
• Cheltuieli de sponsorizare și/sau mecenat și cheltuielile privind bursele private;
• Dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, confiscările și penalitățile, datorate către autorități sau cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile.

Consecințele înregistrării eronate a cheltuielilor nedeductibile

O problemă majoră apare atunci când o cheltuială nedeductibilă este înregistrată ca fiind deductibilă, eventual și TVA-ul aferent acesteia.

Contribuabilul își micșorează impozitul pe profit/venit net și TVA-ul de plată în mod nejustificat. În viitor, când autoritățile vor identifica o astfel de înregistrare eronată (voită sau nu) vor recalcula impozitul și TVA-ul și vor aplica dobânzi și penalități de întârziere asupra sumelor de la momentul în care acestea au fost scadente. Nivelul dobânzii este de 0,02% pentru fiecare zi de întârziere, iar nivelul penalității de întârziere este de 0,01% pentru fiecare zi de întârziere. Acestea nu înlătură obligația de plată a dobânzilor. În plus, contribuabilul este pasibil și de amendă. Așa că, decât să folosești tot felul de trucuri fiscale ca să ocolești plata obligațiilor către stat, cel mai bine și mai simplu este să fii corect și să plătești la timp toate obligațiile fiscale care decurg din activitatea desfășurată

Pentru a sintetiza, înțelegerea și aplicarea corectă a conceptului de cheltuieli deductibile și nedeductibile poate influența semnificativ performanța și succesul companiei. Este esențial să înțelegi diferența dintre cele două tipuri de cheltuieli pentru a optimiza fiscalitatea afacerii și a evita problemele cu autoritățile fiscale. Documentarea corectă, plățile din dividende și consultanța fiscală reprezintă soluții cheie pentru o gestionare eficientă a cheltuielilor unei afaceri.